PEAK education » Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

Jsme Peak Group s.r.o. (dále jen „společnost“, „my“, „nás“ a „naše“), HR agentura nabízející prezenční a online kurzy, webináře a přednášky z různých oblastí HR, managementu a dalších příbuzných oblastí (dále jen „služby“). 

Chápeme, že vám záleží na vašich zájmech v oblasti ochrany soukromí, a přistupujeme k vašim právům zodpovědně. Tyto Zásady ochrany osobních údajů se vztahují na vaše používání webových stránek společnosti, které jsou k dispozici na adresách www.peakgroup.cz, www.peakeducation.cz a www.peakadvisory.cz , dále jen „webové stránky“), a vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje získané od uživatelů webových stránek a našich zákazníků. 

Společnost vystupuje jako správce údajů podle obecného nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů 2016/679 (dále jen „GDPR“) a českého zákona č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů, když kontroluje způsoby shromažďování údajů a určuje účely, pro které budou osobní údaje použity.

Tyto Zásady se vztahují na osoby, jejichž osobní údaje zpracováváme nebo můžeme v budoucnu zpracovávat jako správce údajů, mimo jiné pokud tyto osoby používají naše webové stránky, odesílají registrační formulář, kontaktují nás s dotazy, následují hypertextový odkaz (link) na tyto Zásady, účastní se našich akcí, což je doprovázeno shromažďováním osobních údajů.

Tím, že nám poskytnete své osobní údaje, (i) informujete společnost o zpracování vašich údajů zde uvedenými způsoby a pro zde uvedené účely nebo (ii) udělujete společnosti souhlas se zpracováním vašich osobních údajů pro marketingové účely. Z odběru našich sdělení se můžete kdykoli odhlásit nebo svůj souhlas odvolat prostřednictvím kontaktu s námi nebo stisknutím tlačítka pro odhlášení z odběru v našich e-mailech. 

Snažíme se chránit všechny osobní údaje získané od našich zákazníků a uživatelů webových stránek a dodržovat všechny místní zákony o ochraně osobních údajů v rozsahu, v jakém se na nás vztahují. Jsme zodpovědní za udržování a aktualizaci našich postupů zpracování údajů tak, aby byly v souladu se zákonnými požadavky z důvodu ochrany soukromí a bezpečnosti. 

K těmto zásadám byste se měli pravidelně vracet, protože je můžeme čas od času změnit. Vaše používání webových stránek a/nebo našich služeb po takových změnách se považuje za váš souhlas s těmito změnami.

Pokud nesouhlasíte se zpracováním svých osobních údajů podle Zásad ochrany osobních údajů, neposkytujte nám údaje o sobě. Podle platných právních předpisů a těchto Zásad nás můžete kdykoli požádat o vymazání svých osobních údajů.

Více informací o GDPR, včetně definic, které se zde používají, naleznete zde: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj 

1. CO SHROMAŽĎUJEME A JAK ZÍSKÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE

Shromažďujeme a zpracováváme pouze ty informace o vás, které jsou nezbytné k tomu, abychom mohli odpovědět na vaši žádost, umožnit vám používat webové stránky a poskytovat naše služby, a to pouze v rozsahu výslovně stanoveném v těchto Zásadách. Když se přihlásíte k odběru našeho newsletteru nebo marketingových služeb, souhlasíte s tím, abychom shromažďovali vaše jméno a kontaktní údaje. Kromě toho může společnost zpracovávat další osobní údaje, pokud nám je dobrovolně poskytnete.

 1.1. Informace, které získáme při poskytování našich služeb

Osobní údaje, které můžeme shromažďovat a zpracovávat za účelem poskytování našich služeb, jsou následující: 

  • celé jméno;
  • kontaktní údaje, zejména e-mailová adresa, telefonní číslo, poštovní adresa;
  • datum narození;
  • místo práce nebo studia a vaše pozice;
  • fotografie a video s vaší účastí;
  • záznam o komunikaci;
  • údaje získané z formuláře zpětné vazby nebo průzkumu.

Tyto údaje poskytujete především při registraci na naše vzdělávací akce, při účasti na nich a při komunikaci s naším týmem lektorů.

Upozorňujeme, že provádíme průzkumy spokojenosti zákazníků s našimi službami. Tyto průzkumy provádíme prostřednictvím různých komunikačních kanálů (e-mail, telefonáty a aplikace WhatsApp). Komunikaci s vámi a vaše odpovědi na otázky průzkumu obvykle zaznamenáváme. Pokud nám k tomu udělíte souhlas, můžeme vaši zpětnou vazbu zveřejnit, zejména na webových stránkách nebo v marketingových materiálech společnosti.

 1.2. Informace, které můžeme získat z vašeho používání našich webových stránek

Při používání webových stránek o vás můžeme shromažďovat následující informace:

  • informace o vašem zařízení, zejména model hardwaru, verzi informačního systému a informace o mobilní síti;
  • adresa internetového protokolu (IP adresa);
  • verze a nastavení prohlížeče;
  • informace o zákaznickém účtu, například uživatelské jméno a heslo pro ověření a přístup;
  • podrobnosti o tom, jak používáte naše webové stránky (pomocí našich souborů cookie a podobných technologií).

Můžeme používat „soubory cookie“, které nám pomáhají spravovat webové stránky a poskytovat vám funkce a zprávy na míru. Další informace o souborech cookie naleznete v našich Zásadách používání souborů cookie a pomocí našeho nástroje pro soubory cookie si můžete zvolit své preference.

1.3. Informace, které získáme z vašeho dotazu nebo vyplněného registračního formuláře

Když vyplníte registrační nebo kontaktní formulář a chcete získat informace o našich službách, požádáme vás o celé jméno, e-mailovou adresu a telefonní číslo. Vaše kontakty potřebujeme, abychom vám mohli poskytnout požadovanou odpověď a informace. Můžeme vás kontaktovat prostřednictvím různých komunikačních kanálů, jako je e-mail, telefon, WhatsApp, SMS, sociální média atd.

Poté, co s vámi začneme komunikovat, můžeme o vás získat a uložit další informace, včetně osobních údajů. Zejména můžeme zaznamenávat a uchovávat naši komunikaci s vámi (záznam telefonických rozhovorů nebo korespondence prostřednictvím e-mailu, aplikace WhatsApp atd.)

 1.4. Zpracování informací získaných od třetích stran

Společnost může příležitostně shromažďovat vaše osobní údaje od třetích stran, zejména pokud si váš zaměstnavatel nebo profesní sdružení objedná a zaplatí naše vzdělávací služby ve vašem zájmu, také pokud na naše kurzy čerpáte dotace od MPSV, ÚP či MŠMT. Vaše údaje můžeme také shromažďovat z platformy/internetové stránky třetí strany, pokud při registraci uvedete příslušný odkaz na svůj profil (např. Facebook, LinkedIn atd.).

Můžeme také shromažďovat některé údaje o potenciálních zákaznících od třetích stran, abychom kvalifikovali poptávku po našich službách na trhu a upravili naši marketingovou strategii. Shromážděné informace nejsou určeny k identifikaci (např. věk, odvětví, skupiny zemí atd.) a není s nimi nakládáno jako s osobními údaji.

1.5. Zpracování osobních údajů o dětech

Upozorňujeme, že naše webové stránky a služby nejsou určeny osobám mladším 16 let. Za dítě považujeme uživatele/zákazníka, který je mladší 16 let, pokud jeho země nemá jinou věkovou hranici. V souladu s tím vědomě neshromažďujeme ani nezpracováváme informace o dětech. Pokud se dozvíte o případech používání webových stránek dětmi nebo o tom, že získáváme údaje od dětí bez ověření souhlasu rodičů, neprodleně nás informujte. Poté podnikneme kroky k odstranění těchto informací.

1.6. Zpracování zvláštních kategorií údajů

Společnost neshromažďuje žádné údaje o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém přesvědčení, členství v odborech, genetické, biometrické a zdravotní údaje ani údaje týkající se sexuálního života nebo sexuální orientace fyzické osoby (zvláštní kategorie údajů).

2. ÚČELY A PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ

Společnost zpracovává vaše údaje výhradně v souladu s platnými právními předpisy. Osobní údaje zpracováváme pro následující účely s tímto právním základem (údaje mohou být zpracovávány na více právních základech):

  • k registraci uživatele na webových stránkách, vytvoření osobního účtu klienta a poskytnutí přístupu k našim službám, mimo jiné včetně našich vzdělávacích akcí (uzavření a/nebo plnění smlouvy);
  • nabízet služby, které od nás požadujete nebo o kterých se domníváme, že byste o ně mohli mít zájem (uzavření smlouvy, oprávněný zájem);
  • udržovat naše webové stránky, včetně vzdělávací platformy používané pro naše služby (plnění smlouvy, oprávněný zájem);
  • informovat vás jako zákazníka o změnách a dalších oznámeních týkajících se služeb (plnění smlouvy, oprávněný zájem); 
  • splnění dalších našich povinností při poskytování služeb podle našich Všeobecných obchodních podmínek (plnění smlouvy, v některých případech oprávněný zájem);
  • provádění interního výzkumu, vývoje, testování a zlepšování vlastností a funkcí našich služeb (oprávněný zájem);
  • navázání a udržování komunikace mezi společností a uživatelem/zákazníkem za účelem poradenství ohledně služeb a poskytování technické podpory související s používáním webových stránek (plnění smlouvy);
  • zpracování (posouzení) žádostí nebo stížností uživatele/zákazníka a reakce na ně (souhlas, oprávněný zájem);
  • zlepšení kvality služeb společnosti pro zákazníky a uživatele webových stránek (oprávněný zájem, v některých případech souhlas); 
  • splnění našich požadavků na interní a externí audit, včetně našich opatření na zabezpečení informací (plnění smlouvy, oprávněný zájem);
  • k ochraně před jakýmkoli škodlivým jednáním uživatelů (např. podvody apod.), odhalování a/nebo vyšetřování trestného činu v souvislosti s dalšími bezpečnostními opatřeními společnosti (oprávněný zájem, dodržování právních požadavků);
  • analytické a statistické účely (oprávněný zájem);
  • vyžádání vaší zpětné vazby nebo účasti v průzkumu (oprávněný zájem, souhlas);
  • marketingové účely (souhlas);
  • k personalizaci zkušeností uživatele webových stránek a poskytování typu obsahu, který by vás mohl nejvíce zajímat (souhlas, v některých případech oprávněný zájem);
  • reagovat na žádosti orgánů dohledu a orgánů činných v trestním řízení (dodržování zákonných požadavků);
  • k zajištění dalších oprávněných zájmů společnosti, například k přípravě reklamace (oprávněný zájem).

Pokud se při zpracování vašich osobních údajů opíráme o oprávněné zájmy, vyvažujeme tyto zájmy s vašimi zájmy, základními právy a svobodami v souladu s požadavky platných právních předpisů a osvědčenými postupy v oboru.

Pokud se účel zpracování některých údajů změní na protichůdný účel, musíme od vás získat dodatečný souhlas.

3. MARKETINGOVÉ PREFERENCE

Společnost vám může poskytovat marketingové informace několika způsoby, včetně e-mailu, telefonu, textových zpráv, aplikace WhatsApp a online (při používání webových stránek).

Je nezbytné, abychom respektovali vaše marketingové preference a požadavky platných zákonů na ochranu osobních údajů. Marketingové materiály vám zasíláme s vaším výslovným souhlasem nebo pokud máme oprávněný zájem na přímém marketingu.

Přímý marketing nesmí propagovat informace v rozporu s vašimi zájmy. Čas od času můžeme například propagovat služby, o kterých se domníváme, že by vás mohly zajímat na základě vašeho dřívějšího zájmu o ně.

Marketing můžete odmítnout, a to i v případě, že jste nám dříve poskytli svůj souhlas, a můžete také vznést námitku proti přijímání přímého marketingu.

Pokud se rozhodnete odhlásit z marketingu nebo vznést námitku proti zasílání přímého marketingu od nás, můžete najít tlačítko „odhlásit se“ v každém marketingovém e-mailu, který zasíláme, nebo kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese info@peakgroup.cz   

Současně vám můžeme zasílat servisní zprávy nebo důležité informace o transakcích souvisejících s vámi požadovanými/zakoupenými službami, a to i v případě, že jste se odhlásili z odběru marketingových sdělení. Je to nezbytné mimo jiné pro účely plnění smlouvy.  

4. BEZPEČNOST

Společnost uplatňuje fyzická, administrativní a technická ochranná opatření na ochranu osobních údajů podle všech platných právních předpisů, včetně GDPR. Pravidelně testujeme naše bezpečnostní opatření, abychom zajistili jejich účinnost a efektivitu.

Především používáme obvyklé skenování na škodlivé programy. 

Společnost dodržuje zásadu minimalizace údajů. Našim zaměstnancům a externím spolupracovníkům poskytujeme přístup pouze na základě zásady „need-to-know“ (kteří potřebují přístup k odpovídajícím údajům k plnění svých funkčních povinností). Svým zaměstnancům a externím zaměstnancům poskytujeme pravidelná školení o našich zásadách upravujících ochranu a zabezpečení údajů.

Při přenosu osobních údajů mimo společnost používáme VPN, šifrování a ochranu heslem.

5. KDE UKLÁDÁME OSOBNÍ ÚDAJE A DOBA JEJICH UCHOVÁVÁNÍ

Jakmile obdržíme vaše údaje, použijeme všechny přiměřené postupy a bezpečnostní opatření, abychom zabránili neoprávněnému přístupu, ztrátě, zveřejnění nebo změně obdržených údajů.

Vaše osobní údaje, které shromažďujeme, jsou uloženy v zabezpečených systémech informačních technologií vlastněných nebo provozovaných společností a v cloudových systémech v Evropě.

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelů, pro které jsme je shromáždili, včetně splnění případných zákonných požadavků, vedení účetnictví nebo výkaznictví a zajištění plnění smluv, které uzavíráme se zákazníky.

Při určování vhodné doby uchovávání osobních údajů bereme v úvahu kromě účelů zpracování také povahu a kategorii údajů, potenciální riziko újmy způsobené neoprávněným použitím nebo zveřejněním údajů a příslušné požadavky platných právních předpisů.

Obecně uchováváme základní údaje o našich zákaznících po dobu pěti (5) let poté, co přestanou být našimi zákazníky (pro daňové a právní účely).

Pokud zákony země, ve které zákazník našich služeb bydlí, obsahují promlčecí lhůty, které určují dobu, ve které proti nám můžete vznést nárok nebo podat žalobu, a my proto potřebujeme odpovídající důkaz o právním vztahu s vámi, můžeme vaše osobní údaje zpracovávat i během této doby.

V průběhu času můžeme minimalizovat údaje, které o vás zpracováváme, nebo je dokonce anonymizovat (pro výzkumné nebo statistické účely), takže již nebudou spojeny s vaší osobou. Pokud jsou některé údaje anonymizovány, můžeme je používat prakticky po neomezenou dobu, protože již neobsahují osobní údaje.

Pokud zpracováváme osobní údaje na základě vašeho souhlasu se zpracováním (zejména pro marketingové účely), máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat nebo požádat o výmaz údajů či dočasné pozastavení jejich zpracování. Za tímto účelem se obraťte na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese info@peakgroup.cz 

6. ZVEŘEJŇOVÁNÍ A PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje můžeme sdílet (předávat nebo zpřístupňovat) s třetími stranami, včetně následujících případů:

  • Prodejci, konzultanti a další poskytovatelé služeb: Vaše osobní údaje můžeme sdílet s dodavateli, konzultanty a dalšími poskytovateli služeb, kteří pracují naším jménem a vyžadují přístup k vašim osobním údajům pro výkon své práce, jako je údržba webových stránek, zpracování vyúčtování, účetní a právní podpora, systém CRM atd. Tito poskytovatelé služeb jsou oprávněni používat vaše osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování služeb společnosti.
  • Státní, federální a jiné regulační, správní nebo donucovací orgány nebo agentury a soudy: Vaše osobní údaje můžeme takové třetí straně sdělit, pokud (1) se domníváme, že jejich sdělení je přiměřeně nezbytné k dodržení platných zákonů, jiných předpisů nebo právních postupů, (2) obdržíme rozhodnutí soudu, rozhodnutí správního orgánu nebo vládní žádost (například příkaz k prohlídce, předvolání, zákon, soudní příkaz, oznámení o narušení bezpečnosti údajů atd.), (3) k ochraně bezpečnosti nebo integrity webových stránek, (4) k ochraně společnosti a našich zákazníků před poškozením nebo nezákonnou činností.
  • Další typy třetích stran: Vaše osobní údaje můžeme zpřístupnit (1) v reakci na mimořádnou událost, o které se v dobré víře domníváme, že vyžaduje zpřístupnění informací, abychom pomohli zabránit smrti nebo vážnému ublížení na zdraví jakékoli osoby, nebo (2) obdržíme vaši žádost o sdílení údajů s konkrétní třetí stranou.

Vaše osobní údaje můžeme přenášet do třetích zemí nebo na území, které mohou mít jiné zákony o ochraně osobních údajů než země vašeho bydliště. Někteří příjemci osobních údajů mohou sídlit v zemích mimo Evropský hospodářský prostor, jejichž zákony nemusí poskytovat stejnou úroveň ochrany údajů. Vezměte prosím na vědomí, že společnost předává vaše osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor pouze v případě, že je to nezbytné, a pro účely uvedené v těchto zásadách za předpokladu, že existuje přiměřená záruka, že vaše práva a svobody jako subjektu údajů jsou chráněny.

V takových případech zajistíme odpovídající záruky ochrany vašich údajů, které jsou v souladu s našimi právními povinnostmi a platnými zákony, včetně ustanovení článků 44–49 GDPR. Při předávání vašich údajů do třetích zemí, na které se nevztahuje „rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně“, používá společnost standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí, závazná podniková pravidla a zvláštní dohody o předávání a zpracování údajů. Kromě toho budeme od všech příjemců údajů vyžadovat, aby zajistili náležitou úroveň ochrany a zabezpečení osobních údajů.

Měli byste vědět, že vaše osobní údaje nikdy neprodáváme třetím stranám.

V případě fúze, reorganizace nebo podobné podnikové události nebo prodeje společnosti nebo části majetku společnosti mohou být námi shromážděné informace, včetně osobních údajů, předány jiné společnosti/organizaci (s výhradou fúze nebo akvizice). Všechny takové přenosy údajů budou nepochybně prováděny v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů a našimi povinnostmi mlčenlivosti, jak je uvedeno v těchto zásadách.

7. OBSAH/ODKAZY POSKYTOVANÉ TŘETÍMI STRANAMI

Na našich webových stránkách můžete najít obsah a odkazy na webové stránky a služby jiných společností. Tyto webové stránky nekontrolujeme. Každá taková třetí strana je výhradně odpovědná za dodržování zákonů, pravidel a předpisů vztahujících se na její podnikání a provoz jejích webových stránek. Tyto webové stránky a služby mohou mít své vlastní zásady ochrany osobních údajů a zásady zákaznického servisu. Doporučujeme vám, abyste se seznámili se zásadami ochrany osobních údajů všech webových stránek třetích stran dříve, než některé z nich poskytnete své údaje. 

8. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ

Poskytujeme vám práva na ochranu údajů stanovená zákony Evropské unie, zejména GDPR a příslušnými vnitrostátními zákony. Máte následující práva:

  • Právo na přístup: Umožňuje vám získat kopii vašich osobních údajů, které zpracováváme, a zjistit podrobné informace o tom, jak a proč tyto údaje zpracováváme.
  • Právo na opravu: Umožňuje vám opravit neúplné nebo nepřesné osobní údaje, které zpracováváme. Pokud zjistíte, že některé vaše údaje jsou nesprávné nebo neaktuální, informujte nás o tom. V některých případech však vaše údaje nebudeme moci změnit. Například nemůžeme změnit údaje o zákaznickém účtu, jako je uživatelské jméno a heslo používané pro ověřování a přístup k online vzdělávací platformě.
  • Právo na výmaz („právo být zapomenut“) a odvolání souhlasu se zpracováním údajů: Toto právo vám umožňuje požadovat vymazání údajů, pokud společnost nemá právní důvody pro jejich další zpracování. Pokud zpracováváme vaše údaje na základě souhlasu (zejména pro marketingové účely), lze jakékoli další zpracování kdykoli zastavit odvoláním vašeho souhlasu, pokud pro zpracování neexistuje jiný právní důvod. Rovněž společnost vymaže zpracovávané osobní údaje v případech uvedených v článku 17 GDPR. Zároveň ne vždy budeme moci vyhovět vaší žádosti o výmaz údajů z konkrétních důvodů, o kterých budete informováni v odpovědi na žádost.
  • Právo vznést námitku proti zpracování vašich údajů: Umožňuje vám vznést námitku, pokud se domníváte, že naše zpracování osobních údajů ovlivňuje vaše práva a svobody. V některých případech můžeme prokázat, že máme závažné právní důvody pro zpracování vašich osobních údajů, které převažují nad vašimi právy a svobodami. Máte absolutní právo vznést námitku proti zpracování údajů pro účely přímého marketingu.
  • Právo na omezení zpracování vašich údajů: Umožňuje pozastavit nebo omezit zpracování údajů. To znamená požadavek na zastavení jakéhokoli zpracování osobních údajů, s výjimkou jejich uložení za určitých okolností, a to: (a) chcete, abychom zjistili přesnost údajů, (b) pokud vaše údaje zpracováváme neoprávněně, ale vy si nepřejete je vymazat, (c) pokud potřebujete uložit své údaje, protože tyto údaje jsou nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právního nároku, i když jsme zpracování těchto údajů zastavili, (d) jste vznesli námitku proti zpracování vašich údajů z naší strany, ale musíme zjistit převažující právní důvody, abychom jim vyhověli.
  • Právo na přenositelnost údajů: Umožňuje vám v některých případech požádat o předání osobních údajů vám nebo vámi zvolené třetí straně ve strukturovaném, běžném a strojově čitelném formátu. Toto právo se vztahuje pouze na případy, kdy byly údaje od vás získány na základě vašeho souhlasu nebo pro uzavření a plnění podmínek smlouvy s vámi.
  • Právo související s automatizovaným rozhodováním, včetně profilování: Máte právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování údajů, včetně profilování, které má pro vás právní důsledky nebo významný dopad.
  • Právo podat stížnost: Právní předpisy EU vám umožňují podat stížnost u příslušného dozorového úřadu (regulátora ochrany údajů). Naši uživatelé v České republice si mohou stěžovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
  • Vezměte prosím na vědomí, že když nás kontaktujete, musíte projít procesem identifikace a odeslat své konkrétní požadavky, abychom mohli zpracovat vaši žádost a poskytnout odpověď na základě legitimních důvodů. Pokud vás nemůžeme identifikovat prostřednictvím zpráv nebo máme důvodné podezření o vaší totožnosti, můžeme vás požádat o předložení dokladu totožnosti. Pouze tak se můžeme vyhnout tomu, abychom vaše údaje zpřístupnili někomu, kdo se za vás může vydávat, tj. proces identifikace probíhá ve vašem zájmu. Jakékoli další informace shromážděné pro účely ověření budou použity pouze k ověření identity.

Žádosti zpracováváme co nejrychleji, ale pamatujte, že poskytnutí úplné a zákonné odpovědi je složitý proces, který může trvat až měsíc nebo i déle. Pokud budeme potřebovat více času na přípravu odpovědi, dáme vám vědět.

9. NAŠE KONTAKTY

Pokud máte nějaké dotazy nebo si chcete stěžovat na tyto Zásady nebo naše používání vašich osobních údajů, neváhejte nás kontaktovat, ato emailem na adrese info@peakgroup.cz